Yhteenvetoa teknisen tiedoston vaatimuksista ilmoitettujen laitosten yhteisen näkemyksen pohjalta

EU:ssa toimivat ilmoitetut laitokset muodostavat Team NB-ryhmän (The European association Medical devices of notified bodies), joka pyrkii lisäämään ilmoitettujen laitosten toiminnan läpinäkyvyyttä. Team NB haluaa osallistua aktiivisesti lääkinnällisten laitteiden ja IVD-laitteiden asetusten implementoinnin tukemiseen ja julkaisee lainsäädäntöön liittyvää ohjeistusta lisäämään toiminnan yhdenmukaisuutta läpi EU:n.

Team NB julkaisi lokakuussa kaksi merkittävää position paperia MDR:n teknisen tiedoston sisältöön ja tietoturvaan liittyen. Seuraavassa poimintoja teknisen tiedoston ohjeistuksesta dokumentaation laatimisessa ja MDR-arviointeihin valmistautumisessa huomioitavaksi.

Team NB position paper

Team NB position paper: Best Practice Guidance for the Submission of Technical Documentation under Annex II and III of Medical Device Regulation (EU) 2017/745. Information to be supplied by the manufacturer – a collaborative notified body approach. 5.10.2022 -ohjeistuksen tarkoituksena on kehittää yhdenmukainen lähestymistapa ilmoitettujen laitosten odotuksille valmistajien teknisen tiedoston submittoinnista. Ohjeistus noudattaa MDR:n liitteiden II ja III vaatimuksia. Ohjeistus on tarkoitettu perinpohjaiseksi mutta ei kaiken kattavaksi vaatimuslistaukseksi, eli tapauskohtaisesti voidaan edellyttää lisädokumentaatiota tai -tietoja.

Team NB:n mukaan yleisimmät syyt teknisen tiedoston katslemoinnin viivästymiselle ovat epätäydelliset submissiot (epätäydellinen tai puuttuva tieto) ja teknisen tiedoston rakenteen epäselvyys (tieto vaikea löytää teknisestä tiedostosta). Kun teknistä tiedostoa submittoidaan, tulisi huomioida erityisesti seuraavaa:

• Toimitetaan viimeisimmät täydelliset raportit ja data, lyhennelmät tai osittaiset raportit eivät ole suositeltavia.
• Teknisen dokumentaation tulisi osoittaa, miten valmistaja varmistaa kunkin soveltuvan yleisen turvallisuus- ja suorituskykyvaatimuksen täyttymisen.
• Eri kohdissa toistuvan saman tiedon (esim. laitteen kuvauksen) yhdenmukaisuus läpi koko dokumentaation.
• Teknisen tiedoston tietojen yhdenmukaisuus hakemuksessa toimitettujen tietojen kanssa.
• Pätevät perustelut pyydettyjen tietojen mahdolliselle epätäydellisyydelle.

Valmistajan toimittamat tiedot

Valmistajan tulee toimittaa kaikki mahdolliset etiketit (itse laite ja eri pakkaukset) ilmoitetulle laitokselle, lisäksi tarvitaan kuvaus miten etiketti sijoitetaan laitteeseen tai pakkaukseen/pakkauksiin. Etiketin sisältämät tiedot tulee rakentaa GSPR 23 mukaisesti ja tästä tulee olla näyttö (esim. tarkastuslista). 

Etiketti ja käyttöohjeet tulee toimittaa kaikilla niillä kielillä, joita edellytetään niissä jäsenvaltioissa, joissa laitetta myydään. Käyttöohjeessa edellytetään GSPR 23 mukaiset tiedot, lisäksi tulee huomioida mahdolliset muut standardit tai yhteiset eritelmät, joissa annetaan vaatimuksia käyttöohjeiden sisällöstä (esim. EN 60601-1, EN ISO 14630). Sähköisen käyttöohjeen tulee täyttää 2021/2226 vaatimukset ja tästä tulee olla näyttö, mukaan lukien asetuksen edellyttämä riskinarviointi.

Lisäksi valmistajan tulee tarvittaessa toimittaa esim. potilaan käsikirja, lääkärin käsikirja, implanttikortin tiedot, markkinointimateriaalit, verkkosivun URL jossa käyttöohje on saatavilla (GSPR 23.1) sekä erityiset tietoturvavaatimukset.

Suunnittelun ja valmistuksen tiedot

Ohjeistus tarkentaa erityisesti valmistukseen liittyvien tietojen vaatimuksia asetustekstiin nähden. Valmistusprosessin vuokaavio, ohjeistuksen kuvaus ja prosessiverifiointiin liittyvät protokollat, suunnitelmat ja raportit, sisääntulevan materiaalin testaustoiminta ja hyväksymiskriteerit, prosessikontrollit, lopputuotteen vapautusmäärittelyt ja tarkastusmenettelyt, alihankinta, validoinnit (OQ ja PQ), puhdistusvaiheet, työympäristön kuvaus jne sisältyvät toimitettaviin tietoihin.

Kriittiset alihankkijat ja toimittajat ja niiden toimittamat palvelut tai materiaalit tulee kuvata dokumentaatiossa, mukaan lukien kumppaneiden sertifikaattien kopiot. Jos kumppanilla ei ole sertifioitua ISO 13485 mukaista toimintajärjestelmää, ilmoitettu laitos voi auditoida kumppanin. Erityisesti suunnittelun ja kehittämisen sekä valmistuksen ulkoistukset ja kumppaneiden kanssa tehdyt laatusopimukset tulee kuvata dokumentaatiossa.

Hyöty-riski -analyysi ja riskinhallinta

Valmistajan riskinhallintaprosessin tulee perustua ISO 14971 standardiin ja huomioida MDR liite I 1-9 kohdat ja liitteen II kappale 5. Linkki riskinhallinnan ja tuotteen verifioinnin ja validoinnin (prekliininen arviointi) sekä kliinisen arvioinnin välillä tulee olla selkeä. Dokumentaation tulee sisältää riskinhallintaprosessin kuvaus sekä riskianalyysissä ja riskin hyväksyttävyydessä käytetyt kriteerit. Riskinhallinnan tulee ulottua läpi koko laitteen elinkaaren ja huomioida myös markkinoille saattamisen jälkeinen data. Riskinhallintatiedoston tulee sisältää riskinhallintasuunnitelma, riskianalyysi ja riskinvalvontatoimenpiteiden kuvaus, sekä riskinhallintaraportti. Riskianalyysissä tulee huomioida kaikki tunnetut ja ennakoitavat riskit, ei-toivotut haittavaikutukset, kohduudella ennakoitava virheellinen käyttö jne. Riskinvalvontatoimenpiteiden vaikuttavuus tulee pystyä todentamaan dokumentaation avulla.

Riskianalyysin tulee sisältää vaarojen kuvaus ja kattaa esim.

• Kaikki laitteen komponentit
• Kliininen käyttö
• Käytettävyys (ergonomiset ominaisuudes ja käyttöympäristö)
• Käyttäjien tekninen tieto, kokemus, koulutus ja käyttöympäristö
• Aiottujen käyttäjien lääketieteellinen ja fyysinen tila (maallikko, terveydenhuollon ammattilainen, vammainen jne)
• Uudelleenkäyttö
• Valmistusprosessi
• Tietoturva

Tuotteen verifiointi ja validointi

Ohjeistus kuvaa bioyhteensopivuus-vaatimuksia ja listaa edellytettävät tiedot:

• Standardit ja referenssit joita on käytetty biologisessa arvioinnissa
• Lääkinnällisen laitteen formulaatio, kuvaus, valmistus ja käyttö
• Lääkinnällisen laitteen kategorisointi: kontaktin luonne ja kesto
• Lääkinnällisen laitteen potentiaalisten biologisten riskien / mahdollisten biologisten vaarojen tunnistaminen
• Fysikaalinen ja kemiallinen tieto biologista riskinarviointia / lääkinnällisen laitteen karakterisointia varten
• Biologinen testausohjelma
• Tulosten kokonaisanalyysi

Lisäksi oma kappaleensa on pyhitetty ohjelmistoille ja niiden validoinnille, tietoturva huomioiden. Valmistajien tulee esittää perustelu sille, että laite täyttää ohjelmisto lääkinnällisenä laitteena -määritelmän, ohjelmiston tuoteluokittelulle ja riskiluokittelulle (software safety classification). Jäljitettävyys vaatimuksista verifiointi- ja validointitesteihin tulee olla dokumentoituna ja toimittaa osana teknistä tiedostoa. 

Ohjelmistovalmistajan tulee toimittaa vähintään seuraava (IEC 62304 -standardin mukainen) dokumentaatio:

• Ohjelmiston kehityssuunnitelma (Software development plan)
• Ohjelmiston vaatimusanalyysi (Software recuirements analysis)
• Ohjelmiston arkkitehtuurisuunnittelu (Software architectural design) 
• Ohjelmiston yksityiskohtaisen suunnittelun kuvaus (Software detailed design) ohjelmiston turvallisuusluokkien (software safety classification) B ja C laitteilla
• Verifiointi ja validointi
• Ohjelmiston julkaisu (Software release)
• Ohjelmiston riskinarviointi (Software risk assessment)
• Tietoturva (cyber security)

Sähköturvallisuus- ja elektromagneettinen yhteensopivuus (EMC) -vaatimukset koskevat sähkölaitteita. Valmistajan tulee toimittaa sähköturvallisuustestausprotokollat ja -raportit, EMC testausprotokollat ja -raportit sekä testaukset toteuttaneen testauslaboratorion sertifikaatit ja akkreditointitiedot. Itse tehtyjen testausten osalta tulee toimittaa osoitus testausta tehneen henkilöstön pätevyydestä sekä testauslaitteiden/tilojen kalibrointitiedot ja soveltuvat laadunhallintajärjestelmän menettelyohjeet.

Pakkauksiin, stabiilisuuteen ja hyllyikään liittyvä materiaali tulee toimittaa, tähän sisältyvät esim. käytettävien pakkaustyyppien kuvaus, väitetty hyllyikä ja siihen liittyvä näyttö, säilytysolosuhteiden määrittely. Kaikkiin tuotteisiin liittyen toimitetaan protokollat ja raportit testaukseen ja hyllyiän määrittelyyn tuotteen toimivuuden ja pakkauksen eheyden suhteen sekä normaaliolosuhteissa, että kiihdytetyissä olosuhteissa. Lisäksi steriileihin pakkauksiin liittyen toimitetaan dokumentit käytettävistä pakkausmateriaaleista ja niiden soveltuvuudesta käytettävälle sterilisointimenetelmälle, sekä steriilisyystestaustoimijan akkreditointitodistus.

Kuljetusolosuhteiden testauksessa tulee huomioida normaaliolosuhteissa tapahtuva varastointi ja kuljetus ja tehdä kuljetuksen jälkeistä testausta tuotteen toimivuudelle ja pakkaukselle. 

Käytettävyyden osalta valmistajien odotetaan toimittavan EN 62366 ja EN 60601-1-6 mukainen dokumentaatio, sisältäen käytettävyyssuunnittelutiedoston (usability engineering file). Sisällytettävään tietoon kuuluu mm. käytettävyysmäärittely, käyttöliittymän ominaisuuksiin liittyvien turvallisuusnäkökohtien ja käyttövirheiden tunnistaminen, vaaroihin liittyvien käyttötapausten kuvaaminen, formatiivinen ja summatiivinen evaluointi. Käytettävyysdokumentaation ja riskinhallintaprosessin odotetaan olevan toisiaan tukevia. Maallikkokäyttäjille tarkoitettujen laitteiden käytettävyydessä tulee huomioida käyttäjän taidot, joten myös valmistajan toimittamien tietojen käytettävyys tulee arvioida ja näyttö toimittaa osana käytettävyysdokumentaatiota.

Kliininen arviointi ja markkinoille saattamisen jälkeinen valvonta

Kliininen arviointi tulee toteuttaa MDR:n 61 artiklan mukaisesti. Toimitettavia dokumentteja ovat esim.

• Laitteen kliinisen kehittämisen strategia (asiantuntijapaneelit tietyillä laitteilla, 61(2) artikla)
• Laitteen kliininen kehityssuunnitelma (osana kliinistä arviointisuunnitelmaa. Eteneminen alustavista first-in-man, feasibility ja pilottitutkimuksista varmentaviin tutkimuksiin (keskeiset kliiniset tutkimukset, PMCF)
• Laitteen kliininen arviointisuunnitelma (61(12) artikla ja MDR Liite XIV osa A)
• Laitteen kliininen arviointiraportti (61(12) artikla)
• Laitteen markkinoille saattamisen jälkeisen seurannan suunnitelma (MDR Liite XIV osa B, MDCG 2020-7)
• Laitteen markkinoille saattamisen jälkeisen seurannan arvioinnin raportti (MDR Liite XIV osa B, MDCG 2020-8)
• Laitteen tiivistelmä turvallisuudesta ja kliinisestä suorituskyvystä (implantoitavat ja luokan III laitteet, 32 artikla, MDCG 2019-9)

Markkinoille saattamisen jälkeistä valvontaa varten valmistajan tulee toimittaa arvioitavaksi seuraavat dokumentit:

• Markkinoille saattamisen jälkeisen valvonnan suunnitelma
• Markkinoille saattamisen jälkeisen valvonnan raportti (luokka I)
• Määräaikainen turvallisuuskatsaus (luokat IIa, IIb, III)
• Markkinoille saattamisen jälkeisen valvonnan suunnitelma, tutkimusprotokollat ja markkinoille saattamisen jälkeisen valvonnan arvioinnin raportti (tai perustelu miksi ei sovellu)
• Kopio markkinoille saattamisen jälkeisen valvonnan menettelyohjeesta sekä vaaratilannejärjestelmästä.

Valmistajan tulee toimittaa (mikäli saatavilla) viimeisiltä viideltä vuodelta tietoja laitteen markkinoillaolosta, myyntimääristä, valituksista, vaaratilanteista, kliinisistä tutkimuksista ja muista lähteistä saadusta kliinisestä datasta, vaaratilanteiden jälkeen tehdyistä korjaavista toimenpiteistä ja riskinhallintatiedoston päivityksistä.

Tässä yhteenvedossa on nostettu esiin vain osa vaatimuksista, joten dokumentin tarkka läpikäynti on tarpeen kaikille valmistajille. Jos kirjoitukseni nosti hien otsalle, ei hätää! Pystymme auttamaan paitsi teknisen tiedoston kokoamisessa myös laadunhallintajärjestelmän vaatimusten täyttämisessä, joten ole yhteydessä matalalla kynnyksellä!