9+1 syytä tehdä laatua Osa 5. Toimivat toimittaja- ja alihankintasuhteet

Vanha sanonta sanoo: ”No man is an island”. Tämä koskee mitä suurimmassa määrin myös yrityksiä ja on nykypäivän pirstaloituneissa toimitusketjuissa enemmän totta, kuin koskaan.

Yhtä useampi yritys toimii nykyään joko osin tai lähes täysin virtuaalisesti: usein ainoastaan aivan ydinosaaminen pidetään yrityksessä sisällä ja kaikki muu ulkoisestaan. Toisaalta osa yrityksistä todella ulkoistaa kaiken tuotannon ja keskittyy vain tuotteiden tai palveluiden myyntiin. Kaikissa toimittaja- ja alihankkijavalinnoissa ensiarvoisen tärkeässä roolissa on toimittaja- ja alihankintaprosessin toimivuus.

Laadunvarmistuksen toimenpiteet riippuvat hankinnan kohteesta ja toimittajasta

Kaikissa toimittaja- ja alihankkijasuhteissa molemmat osapuolet ovat riippuvaisia toisistaan, joko työn laadun ja toimitusvarmuuden tai toiminnan suunnitelmallisuuden ja maksuvarmuuden suhteen. Näin ollen onnistuneissa alihankkija- ja toimittajasuhteissa ollaan usein enemmän yhteistyökumppaneita, kuin  ostajia ja myyjiä.

Toimittajia ja alihankkijoita luokitellaan usein sillä perusteella, miten kriittisiä ne ovat joko toiminnan volyymin, hankinnan vaatiman laadun tai vaikka tarjolla olevien vaihtoehtoisten toimittajien tai alihankkijoiden suhteen. Tämä on hyvä tapa määritellä myös jokaisen hankittavan palvelun tai oston vaatimia laadunvarmistusprosesseja ja toimenpiteitä. Esimerkiksi toimistotarvikkeiden tusinatoimittajat eivät liene vaadi yhtä järeitä seurantatoimenpiteitä, kuin vaikkapa kriittiset haavanhoitotuotteen steriloinnin ulkoistusprosessit.

Toisaalta myös itse alihankkija tai toimittaja vaikuttaa vaadittaviin seurantatoimenpiteisiin. Mikäli kyseessä on yritykselle aivan uusi yhteistyökumppani, on selvää, että yhteistyön alkuvaiheessa vaadittavat seurantatoimenpiteet ovat mittavampia. Mikäli yhteistyö edistyessä ongelmia tai poikkeamia ei ilmene ja hankinnasta alkaa muodostua historiadataa, on täysin perusteltua ja järkevää keventää seurantatoimenpiteitä.

Preferred partner –ajattelu etenkin kriittisten toimittajien osalta on hyvä olla yritysten tavoite, mutta ennen kuin siihen tilanteeseen päästään, tulee yhteistyön toimia moitteetta perustasolla. Laatujärjestelmä tuo systemaattiset toimintatavat ja työkalut toimittajien ja alihankkijoiden valintaan ja arviointiin, toimituskyvyn ja laadun mittaamiseen, yhteistyön kehittämiseen ja toimitus- ja laatusopimusten laatimiseen.

Monimutkaiset (ali)hankintaverkostot ja –ketjut haastavat jäljitettävyyden

Nykypäivän globaalissa maailmassa on tavallista, että tuotteen lopputuotanto voidaan ulkoistaa maapallon toiselle puolelle ja vieläpä usein hyvin kevyillä sopimusrakenteilla. Näissä tapauksissa on enemmän kuin hyvää onnea, mikäli minkäänlaisia ongelmia ei tuotteen valmistuksessa tai tuotannon siirrossa tule eteen.

Yhdellä yksinkertaisellakin tuotteella saattaa olla kymmeniä eri raaka-aine- tai komponenttitoimittajia ympäri maailmaa, jotka edelleen hankkivat osia komponentteihin lukuisilta toimittajilta ja alihankkijoilta. Näin muodostuu kompleksisia alihankintaverkostoja ja ketjutettuja hankintoja, joissa lopputuotteen omistajalla voi olla hyvinkin rajallinen mahdollisuus varmistua raaka-aineen / osan / komponentin lopullisesta jäljitettävyydestä.

On tärkeää, että laadunhallintajärjestelmä varmistaa tuotteen omistajan ymmärryksen tuotteeseen ja sen raaka-aineisiin / komponentteihin liittyvistä alihankintaketjuista ja –verkostoista sekä niihin liittyvistä riskeistä riittävällä tasolla ja pyrkii näin minimoimaan alihankinnasta aiheutuvat riskit tuotteen jäljitettävyydelle. Tämä on ensiarvoisen tärkeää tuotteissa, joissa alihankinnalla voi olla merkittävä rooli esimerkiksi tuotteen turvallisuuden ja tehon kannalta.

Laatusopimus määrittelee yhteistyön pelisäännöt ja vastuut

Laatusopimus on useimmissa yrityksissä yksi käyttökelpoisimmista  työkaluista sopia siitä, mistä kumpikin osapuoli vastaa tuotannon ja toimituksen eri vaiheissa. Määrittelemällä  yksiselitteisesti ostettavan tuotteen tai palvelun spesifikaatiot, sen tuotannon ja laadunvarmistuksen eri vaiheet sekä mahdolliset ongelmatilanteet voidaan jo etukäteen sopia siitä, miten kussakin tilanteessa toimitaan ja kuka asiasta vastaa. Jo pelkästään asiantuntevasti laadittu laatusopimus viestii selkeästi yhteistyökumppanille siitä, että yrityksesi on vakavissaan vaadittavan laatutason suhteen.

Useat eri alojen standardit ovat joko uudistuneet tai uudistumassa lähivuosina ja kaikissa standardeissa on nähtävissä kiristyneet vaatimukset alihankintaverkostojen hallinnan ja ostotoiminnan suhteen. Esimerkiksi terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden laadunhallintajärjestelmiä ohjeistavan ISO 13485 -standardin uusi versio määrittelee hyvin yksiselitteisesti, että yrityksen on laadittava kirjalliset laatusopimukset kaikkien sellaisten toimijoiden kanssa, joille organisaatio ulkoistaa minkä tahansa tuotteen vaatimustenmukaisuuteen vaikuttavan prosessin.

Kaikissa alihankintasuhteissa oleellista on kuitenkin luottamuksellisuus ja avoimuus: halu tehdä yhdessä laadukasta tuotetta tai palvelua ja halu kehittää toimintaa. Tällöin mahdolliset poikkeamatkin ovat ratkaistavissa rakentavasti ja ne voivatkin parhaimmillaan vain lujittaa yhteistyötä. Molempia osapuolia hyödyttävät suhteet toimituksissa ja yhteistyössä ovat avainroolissa luotaessa pitkäaikaisia kumppanuuksia.

Kumppanuusterveisin yrittäjä ja laatutaiteilija,
Hanna