9+1 syytä tehdä laatua | Osa 9. Resurssien tehokas hyödyntäminen

Resursseilla käsitetään kaikkea sitä sekä aineellista eli konkreettista, että aineetonta eli abstraktia sisäistä tai ulkoista pääomaa, jolla yritys tai organisaatio toteuttaa päätehtäväänsä. Resurssien tehokas käyttö on jokaisen organisaation elinehto ja keino vähentää hukkaa liiketoiminnassa.

Aineettomat ja aineelliset resurssit

Aineellisia resursseja ovat muun muassa kaikki konkreettiset infrastruktuuriin liittyvät resurssit, kuten esimerkiksi tilat, laitteet, raaka-aineet sekä käytössä oleva ja sisään tulevat rahavarat. Aineettomat resurssit taas voidaan jakaa inhimilliseen pääomaan (työntekijöiden osaaminen, tiedot, taidot, organisaation johdon kyky johtaa organisaatiota jne),  rakennepääomaan (liiketoimintaprosessit, brändi jne.) sekä suhdepääomaan (asiakkaat, kontaktit, verkostot jne.).

Resurssien käyttö aiheuttaa aina kustannuksia yrityksille ja siksi on oleellisen tärkeää tietää, mihin ja miten resursseja käytetään. Resurssien käytön suunnittelu on usein helpompaa aineellisten resurssien kohdalla, koska niiden toiminta on helposti ennustettavaa: tuotantolaitteen toimintanopeus on helppoa määrittää ja tilavaraukset voidaan tehdä online-kalenteria käyttämällä.

Haastavampaa resurssien käytön suunnittelu voi olla aineettomien osalta, sillä tiettyyn työvaiheeseen tai tehtävään kuluvaa aikaa voi olla vaikeampi määrittää. Toisaalta erityisesti asiantuntijatyössä on oleellisen tärkeää ymmärtää yrityksen toiminnan ja menestyksen kannalta kriittiset osaamisalueet ja miten osaamisten kehittäminen voisi tukea organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista.

Resurssien tehoton käyttö johtaa hukkaan

Termi hukka on peräisin Lean-johtamisfilosofiasta ja sillä tarkoitetaan kaikkea tuottamatonta työtä tai työvaiheita. Pitkät läpimenoajat, tarve hoitaa monta asiaa yhtä aikaa sekä uudelleen aloittamisen tarve ovat tehottomuuden syitä, jotka johtavat toissijaisten tarpeiden eli lisätöiden lisääntymiseen ja edelleen resurssien tehottomaan käyttöön.

Lisätöistä eli toissijaisista tarpeista johtuu tehokkuusparadoksi, jossa vaikutamme olevamme kiireisiä ja ”työn touhussa”, mutta todellisuudessa haaskaamme resurssejamme.

Toiminnan suunnitelmattomuus ja systemaattisten toimintamallien puuttuminen johtaa resurssien tehottomaan käyttöön ja tämä koskee kaikkia toimintoja. On esimerkiksi arvioitu, että palvelutuotannon kustannuksista 30 – 80 % on hukkaa ja että palveluprosessit ovat täynnä toimintoja, jotka ovat turhia eivätkä lisää tuotteeseen tai palveluun arvoa asiakkaan näkökulmasta.

Laatujärjestelmä ja lean auttavat resurssien tehokkaan käytön suunnittelussa

Laatujärjestelmän avulla voidaan tehostaa sekä aineettomien, että aineellisten resurssien käyttöä avaamalla prosessit aineellisiin ja aineettomiin tekijöihin sekä tunnistamalla niiden tehokkaassa toteuttamisessa tarvittava osaaminen, toimintatavat, kontaktit ja rajapinnat joko muihin prosesseihin, että organisaation ulkopuolelle. Luomalla selkeät prosessien johtamisen ja seurannan työkalut voidaan tunnistaa, mikä on resurssien käytön nykyinen tilanne ja toisaalta, onko resursseissa joltain osin vajausta, joka estää organisaation tavoitteiden toteuttamisen.

Lean on toimintastrategia, joka keskittyy siihen, miten organisaatio tuottaa arvoa. Se keskittyy tuottamattoman toiminnon poistamiseen pyrkimyksenään asiakastyytyväisyyden ja laadun parantaminen, toiminnan kustannusten pienentäminen ja tuotannon läpimenoaikojen lyhentäminen.

Lean ja siitä edelleen johdettu prosessien vaihtelun pienentämiseen tähtäävä Six Sigma ovat erinomaisia työkaluja yrityksen tai organisaation tehokkuuden parantamisessa. Yrityksen ei kuitenkaan tarvitse hallita näiden filosofioiden kaikkia yksityiskohtia päästäkseen oikeille jäljille oman toiminnan tehostamisessa. Tuntemalla prosessinsa ja toimintansa ja laatimalla laatu- tai toimintajärjestelmänsä suoraan lean-periaatteiden pohjalle saadaan luotua hyvä pohja, jota voidaan edelleen jatkuvasti parantaa.

Tehokkuutta syksyyn,
Hanna
yrittäjä ja laatutaiteilija

PS. Tässä blogikirjoituksessa lähdeaineistona on käytetty Niklas Modigin ja Pär Ahlströmin kirjaa Tätä on Lean – ratkaisu tehokkuusparadoksiin (Rheologica Publishing, 2013) sekä Tekesin Aineeton pääoma -projektin lopputuloksiin pohjautuvaa työkirjaa Aineettoman pääoman johtaminen (IC Partners Oy, 2004), jonka löydät täältä.