9 + 1 syytä tehdä laatua | Osa 10. Plussa! Jatkuva menestyminen toimintaympäristön muutoksessa

Kuluneiden kuukausien aikana olemme käsitelleet laadunhallintajärjestelmien ja laadukkaan tekemisen hyötyjä useasta eri näkökulmasta ja pohtineet, miksi laatuajattelun tulisi olla jokaisen menestyksellistä liiketoimintaa tekevän yrityksen ja sen johdon ajattelun keskiössä. 

Olemme tunnistaneet, että tarve toiminnan kehittämiseen systemaattisesti voi syntyä paitsi ulkoisista tarpeista (esimerkiksi laboratorion laadunhallintajärjestelmän akkreditointi hyvin säännellyillä toimialoilla), myös ennen kaikkea organisaation sisäisistä tarpeista sen tavoitellessa menestystä ja kilpailuetua muuttuvilla markkinoilla.

Laadukkaasti toimivassa ja johdetussa organisaatiossa henkilöstö luottaa johtoon ja toisiinsa. Prosessit ovat selkeitä ja tehokkaita ja niitä pyritään systemaattisesti parantamaan. Alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita arvostetaan ja yhteistyötä pyritään koko ajan kehittämään. Riskinarviointia käytetään päätöksenteon perustana ja mikä tärkeintä, yritys pyrkii kaikessa toiminnassaan jatkuvaan parantamiseen. 

Maailma pyrkii epäjärjestykseen

Yleisimpiä vastarinnan syitä laatujärjestelmän laatimiselle on pelko siitä, että laatu- tai toimintajärjestelmä kahlitsee kaiken luovuuden, ehkäisee kaiken muutoksen ja estää terveen järjen käytön. Usein kuulee selityksen, että ”meidän toiminta on jo nyt niin laadukasta, ettei tässä mitään järjestelmiä tarvita”. 

Kuitenkin erityisesti liiketoiminnassaan kasvua tavoittelevat yritykset eivät voi tuudittautua siihen, miten asiat ovat tänään. Fysiikan lain mukaan suljetun systeemin entropia lisääntyy ajan kuluessa. Yksinkertaistettuna tämä tarkoittaa sitä, että maailma pyrkii epäjärjestykseen ja järjestyksen palauttaminen aiemmin vallinneeseen tilaan vaatii aina energiaa (omakohtaisten kokemustemme mukaan tämä muuten pätee myös kodinhoitoon!). 

Liiketoiminnan kasvaessa ja henkilöstön lisääntyessä potentiaalisia epäjärjestyksen lähteitä on huomattavasti enemmän kuin aiemmin. Lisäksi uudella henkilöstöllä ei pääsääntöisesti ole käytössään sitä osaamista, kokemusta ja menetelmiä, joita organisaatiossa pidempään toimineilla henkilöillä on.

Laadunhallinnalla järjestelmällisyyttä liiketoimintaan

Laadunhallintajärjestelmistä puhuttaessa järjestyksen palauttamiseen vaadittavan energian voidaan ajatella olevan yhteisesti sovittuja ja ylläpidettyjä prosesseja ja  toimintatapoja sekä laadukasta toimintaa kuvastavia dokumentaation menetelmiä. 

Parhaimmillaan hyvin laadittu ja oikeista lähtökohdista lähtenyt laatutyö johtaa organisaation tai yrityksen ketteryyteen ja mahdollisuuteen nopeasti ja hallitusti reagoida toimintaympäristön muutoksiin. Tällainen laadunhallintajärjestelmä ei kahlitse ajattelua tai muutoksia, vaan mahdollistaa niiden toteuttamisen ja niistä viestimisen hallitusti. Tällöin päätöksenteko ei vaikuta tuuliviiriltä, jonka suunta muuttuu pienimmästäkin tuulenvireestä. 

Kaikki yritykset ja organisaation elävät ja toimivat jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä, riippumatta niiden koosta, ydinliiketoiminnasta tai maantieteellisestä alueesta. Kun laadunhallintajärjestelmä tukee muutoksen virrassa elämistä, voidaan muutoksia ja niiden vaikutuksia ymmärtää ja niihin reagoida ajoissa (ja mieluiten ennen kilpailijaa). 

Lopuksi: 

Tässä blogisarjassa esitetyn listan jatkaminen olisi helppoa, mutta huomattavasti vaikeampaa olisi keksiä kestäviä syitä sille, miksi yritykset eivät laatuajattelusta hyötyisi. Olemme onneksi tulleet aika kauas niistä ajoista, jolloin laatujärjestelmä oli vain toimiston hyllyssä pölyttyviä mappeja. Jatkuva kehittäminen ja parantaminen on nykypäivänä laadunhallintajärjestelmien ytimessä eikä minkään sen osa-alueen tulisi ajatella olevan staattinen ja pysyvä, vaan jatkuvassa muutoksen tilassa kohti aina vain parempaa toteutusta. 

Laatutyön aloittaminen voi lähteä liikkeelle hyvin pienestä. Valitse tärkein prosessisi (vaikka myynti) ja lähde systemaattisesti tunnistamaan sen kriittisiä toimijoita, vaiheita ja pisteitä. Tärkeintä on tehdä päätös siitä, että juuri minun yritykseni tuottaa laadukkaita tuotteita ja palveluita ja toimii vastuullisesti suhteessa kaikkiin asiakkaisiinsa.

Kasvesta:

Kasve on laadunhallinnan ammattilainen, jolla on rautainen kokemus erilaisten yritysten ja organisaatioiden laadunhallintajärjestelmien rakentamisesta, kehittämisestä ja auditoinneista, laatusopimusten laatimisesta ja laadunhallintaan liittyvistä koulutuksista.

Kasven asiantuntijat ovat laatineet, ylläpitäneet ja auditoineet useiden eri standardien mukaisia laadunhallintajärjestelmiä (mm. ISO 9001, ISO 13485 (lääkinnälliset laitteet), ISO 17025 (testauslaboratoriot), ISO 15189 (kliiniset laboratoriot), ISO 14001 (ympäristöjärjestelmät)), sekä toimineet asiakkaidemme ulkoistettuna laatupäällikkönä. 

Jos organisaatiosi missään vaiheessa tarvitsee apua joko olemassa olevan laadunhallinta- tai toimintajärjestelmä kehittämisessä tai sellaisen luomisessa tyhjästä, asiantuntijamme ovat aina käytettävissänne.

Nina Vartiainen ja Hanna Kumpulainen