9+1 syytä tehdä laatua | Osa 10. Menestyminen jatkuvassa muutoksessa

Tässä kirjoitussarjassa olemme käsitelleet laatujärjestelmien ja laadukkaan tekemisen hyötyjä useasta eri näkökulmasta ja pohtineet, miksi laatuajattelun tulisi olla jokaisen menestyksellistä liiketoimintaa tekevän yrityksen ja sen johdon ajattelun keskiössä.

Olemme tunnistaneet, että tarve toiminnan kehittämiseen systemaattisesti voi syntyä paitsi ulkoisista tarpeista (esimerkiksi laboratorion laatujärjestelmän akkreditointi hyvin säännellyillä toimialoilla), myös ennen kaikkea organisaation sisäisistä tarpeista sen tavoitellessa menestystä ja kilpailuetua muuttuvilla markkinoilla.

Laadukkaasti toimivassa ja johdetussa organisaatiossa henkilöstö luottaa johtoon ja toisiinsa. Prosessit ovat selkeitä ja tehokkaita ja niitä pyritään systemaattisesti parantamaan. Alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita arvostetaan ja yhteistyötä pyritään koko ajan kehittämään. Riskinarviointia käytetään päätöksenteon perustana ja mikä tärkeintä, yritys pyrkii kaikessa toiminnassaan jatkuvaan parantamiseen.

Maailma pyrkii epäjärjestykseen

Yleisimpiä vastarinnan syitä laatujärjestelmän laatimiselle on pelko siitä, että laatu- tai toimintajärjestelmä kahlitsee kaiken luovuuden, ehkäisee kaiken muutoksen ja estää terveen järjen käytön. Usein kuulee selityksen, että ”meidän toiminta on jo nyt niin laadukasta, ettei tässä mitään järjestelmiä tarvita”.

Fysiikan lakien mukaisesti suljetun systeemin entropia eli epäjärjestys lisääntyy ajan kuluessa. Yksinkertaistettuna tämä tarkoittaa sitä, että maailma pyrkii epäjärjestykseen ja järjestyksen palauttaminen aiemmin vallinneeseen tilaan vaatii aina energiaa (oman kokemukseni mukaan tämä muuten pätee myös kodinhoitoon!).

Kuitenkin erityisesti liiketoiminnassaan kasvua tavoittelevat yritykset eivät voi tuudittautua siihen, miten asiat ovat tänään. Liiketoiminnan kasvaessa ja henkilöstön lisääntyessä potentiaalisia epäjärjestyksen lähteitä on huomattavasti enemmän, kuin aiemmin ja lisäksi uudella henkilöstöllä ei pääsääntöisesti ole käytössään sitä osaamista, kokemusta ja menetelmiä, joita organisaatiossa pidempään toimineilla henkilöillä on.

Laadunhallinnalla järjestelmällisyyttä liiketoimintaan

Laatujärjestelmistä puhuttaessa järjestyksen palauttamiseen vaadittavan energian voidaan ajatella olevan yhteisesti sovittuja ja ylläpidettyjä prosesseja ja  toimintatapoja sekä laadukasta toimintaa kuvastavia dokumentaation menetelmiä.

Parhaimmillaan hyvin laadittu ja oikeista lähtökohdista lähtenyt laatutyö johtaa organisaation tai yrityksen ketteryyteen ja mahdollisuuteen nopeasti ja hallitusti reagoida toimintaympäristön muutoksiin. Tällainen laadunhallintajärjestelmä ei kahlitse ajattelua tai muutoksia, vaan mahdollistaa niiden toteuttamisen ja niistä viestimisen hallitusti. Tällöin päätöksenteko ei vaikuta tuuliviiriltä, jonka suunta muuttuu pienimmästäkin tuulenvireestä.

Kaikki yritykset ja organisaatiot elävät ja toimivat jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä, riippumatta niiden koosta, ydinliiketoiminnasta tai maantieteellisestä alueesta. Kun laatujärjestelmä tukee muutoksen virrassa elämistä, voidaan muutoksia ja niiden vaikutuksia ymmärtää ja niihin reagoida ajoissa (ja mieluiten ennen kilpailijaa).

Miten liikkeelle?

Tässä blogisarjassa esitetyn listan jatkaminen olisi helppoa, mutta huomattavasti vaikeampaa olisi keksiä kestäviä syitä sille, miksi yritykset eivät laatuajattelusta hyötyisi. Olemme onneksi tulleet aika kauas niistä ajoista, jolloin laatujärjestelmä oli vain toimiston hyllyssä pölyttyviä mappeja. Jatkuva kehittäminen ja parantaminen on nykypäivänä laadunhallintajärjestelmien ytimessä eikä minkään sen osa-alueen tulisi ajatella olevan staattinen ja pysyvä, vaan jatkuvassa muutoksen tilassa.

Laatutyön aloittaminen voi lähteä liikkeelle hyvin pienestä. Valitse tärkein prosessisi (vaikka myynti) ja lähde systemaattisesti tunnistamaan sen kriittisiä toimijoita, vaiheita ja pisteitä. Tärkeintä on tehdä päätös siitä, että juuri minun yritykseni tuottaa laadukkaita tuotteita ja palveluita ja toimii vastuullisesti suhteessa kaikkiin asiakkaisiinsa.

Laadukkain syysterveisin,

Hanna,
laatutaiteilija

PS: Kasve on laadunhallinnan ammattilainen, jolla on rautainen kokemus erilaisten yritysten ja organisaatioiden laadunhallintajärjestelmien rakentamisesta, laatusopimusten laatimisesta ja laadunhallintaan liittyvistä  koulutuksesta. Olemme laatineet, ylläpitäneet ja auditoineet useiden eri standardien mukaisia laadunhallintajärjestelmiä sekä toimineet hyvin erityyppisten organisaatioiden ulkoistettuna laatupäällikkönä.

Jos organisaatiosi missään vaiheessa tarvitsee apua joko olemassa olevan laadunhallinta- tai toimintajärjestelmä kehittämisessä tai sellaisen luomisessa tyhjästä, asiantuntijamme ovat aina käytettävissänne!