9 + 1 syytä tehdä laatua | Osa 3. Tehostuneet sisäiset toiminnot

Yrityksen henkilöstö on yksi laadunhallintajärjestelmän tärkeimpiä asiakkaita. Erityisesti pienissä yrityksissä henkilöriski on yksi merkittävimmistä yrityksen riskeistä. Vaikka tätä riskiä ei kokonaan voidakaan poistaa, on yrityksellä kuitenkin usein merkittäviä keinoja käytettävissään riskin pienentämiseen.

Toisin kuin ennen, työhyvinvoinnin ongelmia ei enää selitetä ihmisten henkilökohtaisilla ominaisuuksilla ja elämäntavoilla. Ihmiset kokevat työnsä mielekkääksi, kun he voivat osallistua työpaikkansa muutosprosesseihin, arvojen, visioiden ja strategioiden laatimiseen sekä tuotteiden, palvelujen ja toiminnan kehittämiseen. Osallisuuden kokeminen muutoksissa on keino, jota kautta oma työ on mahdollista nähdä ymmärrettävänä, hallittavana ja mielekkäänä.

Selkeät vastuut ja avoin päätöksenteon prosessi lisäävät luottamusta johtoon

Henkilöstön tyytyväisyys, työhyvinvointi sekä vaihtuvuuden vähentäminen ovat tärkeimpiä tuloksia, mitä vaikuttavalla ja toimivalla laadunhallintajärjestelmällä yritysten sisällä saadaan aikaan. Systemaattinen johdon sitoutuminen sekä selkeät prosessit ja vastuut lisäävät henkilöstön työtyytyväisyyttä. Laadunhallintajärjestelmällä luodaan systemaattinen ja avoin päätöksentekoprosessi, jonka avulla johto osoittaa sitoutumisensa sekä organisaation, että oman toimintansa jatkuvaan kehittämiseen ja parantamiseen.  

Jokaisen työntekijän on tärkeää tietää, mitä häneltä odotetaan, mistä hän vastaa, mistä hänellä on oikeus päättää ja mikä on hänen paikkansa organisaatiossa. Selkeästi määritellyt toimenkuvat ja yhteisesti sovitut, koko henkilöstölle selkeästi kommunikoidut vastuut ovat omiaan lisäämään henkilöstön tyytyväisyyttä, motivaatiota ja hallinnan tunnetta työssään. Tämä johtaa kohonneeseen työtyytyväisyyteen ja sitä kautta pitkäaikaisiin työsuhteisiin. Avoin ja ymmärrettävästi kuvattu päätöksentekokulttuuri luo organisaation sisällä luottamusta johtoon ja siihen, että jokaista työntekijää kohdellaan organisaatiossa tasa-arvoisena yksilönä.

Toiminnan systematisointi lisää tehokkuutta

Toiminnan systematisointi tukee liiketoiminnan kehittämistä kaikilla liiketoiminta-alueilla. Se selkeyttää vastuunjakoa ja tuo ennakoitavuutta päätöksentekoon. Prosessien ja toimintojen väliset suhteet ja rajapinnat tulevat läpinäkyviksi ja niiden dokumentointi ja ohjeistaminen lyhentää prosessien läpimenoaikaa ja vaihtelua, oli sitten kyse tuotteiden tai palveluiden toteuttamisesta. 

Prosessien kuvaaminen ja niiden välisten yhteyksien havainnollistaminen saattaa paljastaa monta turhaa mutkaa ja lisätyötä, joiden karsiminen paitsi suoraviivaistaa ja nopeuttaa työn tekemistä, myös tehostaa toimintoja (eli vähentää toiminnan kustannuksia). Näistä säästöistä voidaan saada se tarvittava lisäpotku yrityksen innovaatiotoiminnan mahdollistamiseksi ja siten edelleen lisätä yrityksen henkilöstön työviihtyvyyttä ja –sitoutuneisuutta sekä palvella asiakkaita entistä paremmin.

Voidaanko yrityksen kilpailukykyyn ja houkuttelevuuteen työnantajana vaikuttaa?

Talouden globalisaation seurauksena yhä useampi yritys joutuu etsimään kilpailuetua asiakasjoustavuudesta, nopeudesta ja ketteryydestä sekä kyvystä tuottaa innovaatioita. Innovaatiot syntyvät luottamuksellisessa ilmapiirissä, jossa aloitteellisuus, ennakkoluulottomuus ja innostuneisuus ovat arkipäivää. Vaikka näissä osin onkin kyse abstrakteista asioista, vaativat ne kuitenkin ympärilleen rakenteita ja yhdessä sovittuja toimintamalleja mahdollistamaan uudenlaisen tavan hyödyntää ihmisten osaamista.

Työvoiman tarjonta on kääntynyt 2000-luvun alkuvuosina laskuun, jonka on ennustettu kestävän 2030-luvulle asti väestökehityksen epätasaisuudesta johtuen. Yritykset kuitenkin tarvitsevat osaavaa henkilöstöä ja entistä enemmän myös kansainvälisiä osaajia, joten kilpailu osaajista tulee koventumaan entisestään. Ne yritykset, joka osoittaa panostavansa työn tekemisen tapoihin, työtyytyväisyyteen ja tehokkuuteen, tulevat varmasti onnistumaan työntekijöiden rekrytoinnissa paremmin kuin yritykset, joiden toimintaa ja johtamista leimaa sekavuus ja ennustettavuuden puute.

Kasvesta:

Kasve on laadunhallinnan ammattilainen, jolla on rautainen kokemus erilaisten yritysten ja organisaatioiden laadunhallintajärjestelmien rakentamisesta, kehittämisestä ja auditoinneista, laatusopimusten laatimisesta ja laadunhallintaan liittyvistä koulutuksista.

Kasven asiantuntijat ovat laatineet, ylläpitäneet ja auditoineet useiden eri standardien mukaisia laadunhallintajärjestelmiä (mm. ISO 9001, ISO 13485 (lääkinnälliset laitteet), ISO 17025 (testauslaboratoriot), ISO 15189 (kliiniset laboratoriot), ISO 14001 (ympäristöjärjestelmät)), sekä toimineet asiakkaidemme ulkoistettuna laatupäällikkönä. 

Jos organisaatiosi missään vaiheessa tarvitsee apua joko olemassa olevan laadunhallinta- tai toimintajärjestelmä kehittämisessä tai sellaisen luomisessa tyhjästä, asiantuntijamme ovat aina käytettävissänne.

Nina Vartiainen ja Hanna Kumpulainen