Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen tietosuojailmoitus. Tätä tietosuojailmoitusta sovelletaan kaikkiin Kasve Oy:n palveluihin siltä osin kuin yksittäisestä palvelusta tai toiminnasta ei ole laadittu erillistä tietosuojailmoitusta.
- Rekisterinpitäjä
Nimi: Kasve Oy
Y-tunnus: 2457832-5
Postiosoite: Puijonkatu 23, 70110 Kuopio
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Elias Haapakorva
Postiosoite: Puijonkatu 23, 70110 Kuopio
Sähköposti: tietosuoja@kasve.com
- Rekisterin nimi
Kasve Oy:n asiakasrekisteri, yhteistyökumppanirekisteri, toimittajarekisteri, markkinointirekisteri, valmennusten rekisterit, tapahtumien rekisterit ja verkkosivujen rekisteri.
- Henkilötietojen käsittelyperusteet ja käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu
- rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen asiakas- ja/tai toimittajasuhde
- rekisterinpitäjän asiakkaan, yhteistyökumppanin, toimittajan, verkkosivuston käyttäjän, tapahtumaan osallistujan tai palvelun käyttäjän suostumus ja/tai
- sellaisen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpano, missä rekisteröity on osallisena.
Oikeutettu etu perustuu sopimukseen pohjautuvan asiakassuhteen hoitamiseen tai asiakkaalle tai yhteistyökumppanille tuotettavan palvelun toteuttamiseen.
Rekisteröidyillä tarkoitetaan sellaisia luonnollisia henkilöitä, jotka ovat rekisterinpitäjän nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaita, yhteistyökumppaneita, toimittajia, tapahtumaan osallistujia, verkkosivuston käyttäjiä ja/tai palveluiden käyttäjiä.
Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteen hoitaminen
- asiakassuhteen kehittäminen
- palvelun toteutus
- asiakastapahtumien varmentaminen
- asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
- markkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen
- analysointi ja tilastointi
- markkinatutkimukset
- käyttäjien hallinta
- verkkosivujen kehittäminen ja käyttäjäkokemuksen parantaminen
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen sekä
- muu vastaava käyttötarkoitus
Toimittajan henkilötietoja voidaan käsitellä vastaavia käyttötarkoituksia varten kuin yllä kuvattuja asiakkaan henkilötietoja, mutta tällöin kysymyksessä on asiakassuhteen sijasta toimittajasuhde ja toimittajasuhteeseen liittyvät tehtävät.
Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä Kasve Oy:n käyttämissä laskutus- ja markkinointipalveluissa. Rekisterissä olevia yhteystietoja ei koskaan luovuteta kolmansille osapuolille, ellei kyseessä ole esimerkiksi markkinointikampanja, johon asiakas tai toimittaja on antanut luvan.
- Rekisterin tietosisältö
Henkilötietojen keräämisen myötä rekisterinpitäjälle muodostuvat seuraavat, erilliset henkilörekisterit:
- Asiakasrekisteri
- Yhteistyökumppanirekisteri
- Toimittajarekisteri
- Markkinointirekisteri
- Valmennusten rekisterit
- Tapahtumien rekisterit
- Verkkosivujen rekisteri
Rekisterin sisältämä asiakas- ja toimittajakohtainen tietosisältö voi vaihdella sen mukaan, millaista dataa asiakkaasta ja toimittajasta kerätään ja minkälaista dataa asiakas tai toimittaja on itse luovuttanut rekisterinpitäjälle.
Tietosisältö perustuu asiakkaiden, toimittajien sekä heidän mahdollisten yhteyshenkilöiden tietoihin. Yleisinä tietoina asiakkaasta ja toimittajasta kirjataan rekisteriin aina nimi sekä sähköpostiosoite. Näiden lisäksi käyttäjästä voidaan kerätä myös esimerkiksi puhelinnumero, kotikunta ja asema organisaatiossa.
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
- Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
- Ikä, sukupuoli
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten maksullisten ja maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaus-, osto- ja peruutustiedot, y-tunnus ja asiakasnumero, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit
- Toimittajasuhteeseen liittyvät tiedot, kuten toimittajalle suoritettujen maksujen tiedot,
y-tunnus, toimittajanumero, palautteet, reklamaatiot, toimittajatapahtumien taltioinnit, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit - Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot
- Asiakkaan itse antamat profilointi- ja kiinnostustiedot, kuten onko kyseessä yritys- vai kuluttaja-asiakas, logo, osaaminen, www-osoite, esittely, taustatiedot
- Mahdolliset luvat ja suostumukset
- Mahdolliset tarjonnanestotiedot
- Mahdolliset muut asiakkaan ja toimittajan suostumuksella kerätyt tiedot
Rekisterinpitäjän verkkosivuilla kerätään evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla tietoja käyttäjän liikkumisesta ja toimenpiteistä verkkosivuilla, henkilön antamista suostumuksista, kielloista sekä mahdollisista muista henkilön itsensä antamista tiedoista.
Rekisterin sisältämä verkkosivujen kävijöitä koskeva tietosisältö voi vaihdella sen mukaan, miten kävijä käyttää verkkosivuja ja mitä dataa verkkosivujen kävijä luovuttaa rekisterinpitäjälle sekä mikä on käyttäjän kulloisenkin henkilötietojen luovutusta koskevan suostumuksen sisältö.
Suostumusta koskevaan rekisteriin tallennetaan asiakkaan kulloinkin suostumuksensa perusteella luovuttamia henkilötietoja.
Kasve ja sen tytäryhtiöt voivat jakaa yhtiöiden välillä asiakasyritysten ja niiden yhteyshenkilöiden yhteystietoja asiakkuuden hoitamiseksi.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityyn liittyvät tiedot saadaan pääasiallisesti suoraan asiakkaalta, yhteistyökumppanilta, toimittajalta, tapahtumaan osallistujalta, verkkosivujen kävijältä tai palvelun käyttäjältä esimerkiksi hänen rekisteröityessään johonkin Kasve Oy:n ylläpitämään palveluun, tai vaihtoehtoisesti esim. sähköpostitse, käyntikorteista tai puhelimitse.
Lisäksi tietoja voidaan saada yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä, joille henkilö on antanut suostumuksensa tietojensa käsittelyyn tai joihin rekisterinpitäjällä on muutoin asianmukainen pääsy.
Kasve Oy voi käyttää Internet- ja digipalveluidensa taustalla kolmansien osapuolten tarjoamia työkaluja, kuten Google Analyticsiä, kerätäkseen ja käyttääkseen ei-henkilökohtaisia tietoja. Google Analytics kerää ja tallettaa tietynlaisia tietoja kuten, Internet-sivustojen vierailuajat, sivustojen yksittäisten sivujen vierailuajat, vierailijan IP-osoitteen, vieraillut sivut, vierailijan käyttämän käyttöjärjestelmän, sekä laitteen tiedot.
Tietoja voidaan saada myös:
- Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
- Kaupparekisteristä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä (esim. Fonecta).
- Kasve Oy:n itse keräämästä markkinointirekisteristä johon on kerätty yleisesti ja julkisesti saatavilla olevia tietoja, jotka kuvastavat henkilön asemaa ja/tai tehtävää julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä. Näihin tietoihin kuluu mm. yrityksen nimi, osoite, postitoimipaikka, sähköpostit, yhteyshenkilön nimi, sekä www-osoite ja muut mahdolliset tarpeelliset lisätiedot.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Kasve Oy voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia teknisten ratkaisujen ja palvelujen hankkimiseksi tallennettujen rekisteröityjen henkilötietojen prosessointiin rekisterinpitäjän lukuun sekä käyttää erityistä teknistä käyttöliittymää tallennettujen tietojen avaamiseen. Henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolten kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen Kasve Oy:n tuottamien palveluiden ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja tarjoamiseksi.
Rekisteröityjen henkilötietojen jakaminen perustuu yllä mainitussa tilanteessa sopijapuolten väliseen sopimukseen ja henkilötietojen käsittelysopimukseen, jossa sovitaan rekisteröityjen henkilötietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Kasve Oy voi käyttää myös kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, kuten sähköpostipalveluiden tarjoajia, luottokorttiyhtiöitä, data-analyysi- ja yhtiötietojen tarjoamispalveluita. Kasve Oy:lla on oikeus jakaa tietoja kulloinkin soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti edellä mainituille henkilötietojen käsittelijöille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista näiden palveluiden tarjoamiseksi Kasve Oy:lle. Kasve Oy vastaa tällaisten henkilötietojen käsittelijöiden toiminnasta siltä osin kuin Kasve Oy toimii rekisterinpitäjänä ja kolmas osapuoli Kasve Oy:n lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Kasve Oy ei muulta osin vastaa näiden kolmansien osapuolten toimista tai laiminlyönneistä.
Kasve Oy ei luovuta henkilötietoja muille kuin yllä kuvatuille kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn lupaa. Erityisissä poikkeustilanteissa henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmansille osapuolille tilanteissa, jossa voimassa oleva laki tai asetus taikka muu viranomaisen määräys niin vaatii.
Kasve Oy voi jakaa kuitenkin myös tietoja (ml. henkilötiedot) mahdollisen yrityskaupan, liiketoimintakaupan tai yritysjärjestelyn valmistelun ja toteuttamisen yhteydessä kolmansille tahoille (esimerkiksi potentiaalisille ostajille ja/tai heidän neuvonantajilleen), jos tietojen vastaanottaja sitoutuu asianmukaiseen salassapitovelvoitteeseen.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Jos rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme ennen henkilötietojen käsittelyä kolmansissa maissa, että rekisteröidyn henkilötietojen riittävä tietosuojan taso turvataan.
Varmistamme rekisteröidyn henkilötietojen tietoturvan soveltamalla EU- ja kansallisen tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä (esim. EU:n komission laatimat mallisopimuslausekkeet). Noudatamme myös muita tietosuojalainsäädännöstä johtuvia velvoitteita, jos henkilötietoja käsitellään EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä suojataan asianmukaisesti sekä teknisten että organisatoristen suojausjärjestelmien avulla. Pääsy tietokantaan on mahdollista vain sellaisille henkilöille, joille Kasve Oy on antanut nimenomaisen valtuutuksen. Kasve Oy ilmoittaa internetsivuillaan mahdollisista tietoturvauhkista, jotka vaarantavat henkilötietojen turvallisuuden. Tietosuojalainsäädännön niin vaatiessa tietoturvauhkista ja -loukkauksista ilmoitetaan suoraan myös rekisteröidyille.
Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen kohdassa 9 kuvatussa ajassa.
Sähköisesti tallennetut tiedot
Mikäli rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tietoliikenneyhteydet eri rekistereihin on suojattu tarvittaessa yhteyden salauksella.
- Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kun tässä tietosuojailmoituksessa kuvattu käsittelyperuste on olemassa ja kun henkilötietojen käsittely on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista. Tietojen säilytysaika (tai määrittämiskriteerit) voidaan myös johtaa pakollisista (laissa säädetyistä) säilytysajoista ja rekisterinpitäjän toimialan käytännesäännöistä.
Asiakas-, yhteistyökumppani- ja toimittajarekisterissä olevat henkilötiedot on suunniteltu säilytettävän asiakas-, yhteistyö- ja toimittajasopimuksen voimassaolon ajan ja sen jälkeen, kunnes sopimusten mukaiset velvoitteet ja vaateet on lopullisesti selvitetty.
Valmennusten ja tapahtumien rekistereissä olevat henkilötiedot on suunniteltu säilytettävän valmennusten ja tapahtumien keston ajan ja sen jälkeen, kunnes osapuolten velvoitteet ja vaateet on lopullisesti selvitetty.
Markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot on suunniteltu säilytettävän toistaiseksi niin kauan, kunnes rekisteröidyn antama suostumus on voimassa.
Verkkosivujen eväisteiden kautta hankitut henkilötiedot on suunniteltu poistettavaksi kuuden (6) kuukauden kuluttua siitä, kun jonkun yksittäisen kohdan 5 mukaisen tietosisällön käyttäminen tai säilyttäminen ei enää ole tarpeellista Kasve Oy:n toiminnan kannalta, ellei verkkosivujen evästeitä koskevassa evästeilmoituksessa ole toisin nimenomaisesti selostettu. Ajantasainen tieto evästeiden säilytysajoista löytyy verkkosivuilla kulloinkin olevasta evästeilmoituksesta.
Rekisteröity voi myös itse poistaa selaimensa asetuksista verkkosivujen asettamat evästeet.
Poistamme rekisteröityjen henkilötiedot, kun meillä ei ole enää käyttötarkoitusta varten, lainsäädännöstä, sopimussuhteesta, raportoinnista ja rekisteröidyn antamasta suostumuksesta johtuvaa syytä henkilötietojen käsittelyyn.
Jos rekisteröity on pyytänyt henkilötietojensa poistamista suostumuksen peruuttamisen johdosta, poistamme henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ellei meillä ole muuta tästä tietosuojailmoituksesta johtuvaa käsittelyperustetta rekisteröidyn henkilötiedoille.
- Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaan oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja se, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja ja esittää rekisterinpitäjälle pyyntö rekisterissä olevan virheen korjaamisesta.
Tarkastus- ja oikaisuoikeutta koskevat yhteydenotot sekä mahdolliset oikaisuvaatimukset tulee tehdä kirjallisesti.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole lain mukaista perustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Henkilötietojen käsittelykielto tulee tehdä kirjallisesti.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle henkilötietoja, joita käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Ennen suostumuksen peruuttamista tapahtunut rekisteröidyn henkilötietojen käsittely ei kuitenkaan muutu oikeudettomaksi, vaikka suostumus peruutetaan.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Kansallisena valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto www.tietosuoja.fi.
Pyynnöt oikeuksien käytöstä tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Kasve Oy rekisterinpitäjänä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Kasve rekisterinpitäjänä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muuta
Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Jos edellytämme rekisteröityä toimittamaan henkilötietojaan meille ja rekisteröity kieltäytyy tästä, emme vastaa niistä välittömistä tai välillisistä seurauksista, joita rekisteröidylle aiheutuu tai voi aiheutua henkilötietojen antamatta jättämisestä. Tiettyjen Kasve Oy:n tuottamien palveluiden käyttö ei ole mahdollista, jos rekisteröity ei toimita henkilötietoja.
Vaikutusten arviointi
Kasve Oy:n käsityksen mukaan rekisterien käyttöön liittyvien henkilötietojen käsittelyyn ei pääsääntöisesti sisälly korkeaa riskiä. Rekistereihin ei kerätä arkaluonteista tietoa eikä erityisiä henkilötietoryhmiä sisältäviä henkilötietoja.
Jos henkilötietoja on tarkoitus siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, Kasve Oy suorittaa tietosuojalainsäädännön mukaisen vaikutustenarvioinnin näiden henkilötietojen osalta ennen henkilötietojen käsittelyä kolmansissa maissa.
- Muuta
Verkkosivuillamme tai palveluissamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolten omistamille tai ylläpitämille sivustoille ja sisältöön. Rekisteröidyn siirtyessä tällaisille sivustoille tai palveluihin hänen on tutustuttava ja hyväksyttävä niiden mahdolliset tietosuojaselosteet. Tällaiset sivustot tai palvelut eivät ole rekisterinpitäjän hallinnassa eikä rekisterinpitäjä vastaa niiden sisällöstä tai tietosuojaselosteista.
- Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön ja rekisteriselosteeseen
Kasve Oy voi yksipuolisesti muuttaa tätä tietosuojakäytäntöjä ja tätä tietosuojailmoitusta ilmoittamalla siitä kotisivuillaan tai muulla tavoin.
Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty ja astunut voimaan 20.4.2022.